Inleiding

Per 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing. Bedrijven, maar ook organisaties als Stichtingen moeten dan duidelijk maken welke persoonsgegevens ze bewaren en hoe ze met de gegevens van vrijwilligers en leden omgaan. Verder moet de organisatie aantonen dat dit reglement wordt nageleefd. Iedereen waarvan de organisatie gegevens bewaard moet inzage krijgen in die gegevens en moet ook het recht krijgen om die gegevens in te zien aan te laten passen.

Dit document is het AVG-Beleidsdocument van de Stichting Snipperbende, hierna te noemen Snipperbende.

Als u lid of vrijwilliger bent van Snipperbende, of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft u daarmee toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken zoals in deze Privacyverklaring is omschreven.

Persoonsgegevens die wij bewaren en verwerken

De Snipperbende verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij kunnen bijvoorbeeld repetitie schema’s of berichten niet bezorgen als we uw adres niet hebben.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij bewaren en verwerken:

Gegevens	Waarom we deze gegevens bewaren
Voor- en Achternaam + Adres	Naam en adresgegevens worden gebruikt voor het toesturen of bezorgen van correspondentie.
Geboortedatum	Belangrijk bij de rolverdeling.
School	Belangrijk bij communicatie met leraren.
Telefoonnummer(s)	Directe communicatie met de kinderen of de ouders. Vragen over tijdstippen waarop kinderen aanwezig moeten zijn bij repetities.
Emailadres(sen)	Verstrekken van informatie, verzenden van  uitnodigingen, etc. Communicatie over de repetities, rollen en wijzigingen in schema’s, etc.
Beeld en geluidsmateriaal	Dans, muziek, toneelspel, teksten, beeld en geluid vormen samen de voorstelling. Op de foto’s en in de films die wij bewaren komen dus ons bekende personen voor. Bij eventuele publicatie van beeldmateriaal proberen wij zo veel als mogelijk is toestemming van betrokkenen te verkrijgen.

 Behalve van leden en vrijwilligers, registreert de Snipperbende ook de NAW gegevens, emailadressen en eventueel telefoonnummers van personen die betrokken zijn bij de productie van een Jeugd Musical.

De Snipperbende bewaart dus uitsluitend de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn om administratief te kunnen functioneren en om invulling te geven aan onze doelstelling:

Het bevorderen van interesse voor muziek, toneel en dans bij kinderen uit de gemeente Moerdijk en voorts al hetgeen dat met een en ander rechtstreeks of zijdeling verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

Daarom is de wettelijke grondslag voor het bewaren van de hierboven genoemde gegevens: het gerechtvaardigd belang.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@snipperbende.nl, dan zullen wij deze informatie desgewenst verwijderen.

Waar worden de gegevens bewaard

Persoonsgegevens worden niet op onze website bewaard. Op de website staan alleen de contactgegevens van de bestuursleden en vrijwilligers die voor het uitoefenen van hun werkzaamheden binnen de Snipperbende bereikbaar moeten zijn.

De persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard in het bestand van de ledenadministratie op de met wachtwoord en virusscanner beveiligde computer van de penningmeester. De secretaris bewaart een back up van het bestand dat de ledenadministratie bevat op een externe harde schijf.

Hoe lang we gegevens bewaren

De Snipperbende zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap of andere betrokkenheid en tot maximaal een jaar na afloop hiervan.

Van vrijwilligers en personen die betrokken zijn geweest bij werkzaamheden van de Snipperbende bewaren we alleen de contactgegevens in principe tot het overlijden van die persoon. De reden is dat we die mensen willen kunnen bereiken voor vragen over werkzaamheden in het verleden en voor uitnodigingen voor eventuele lustrum- of jubileumvieringen. Personen kunnen bij opzegging aangeven dat alle persoonsgegevens in onze bestanden verwijderd moeten worden en wij zullen daar dan gehoor aan geven.

Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

Delen met anderen

De Snipperbende verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden om onze doelstelling te bereiken of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@snipperbende.nl.

Beveiliging

De Snipperbende neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wijzigingen van het privacy beleid

Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en een bericht via de e-mail bekend gemaakt.